administratief secretarieel medewerker - In-, Door- en Uitstroom

Wat ga je doen?

Je bent een klantvriendelijk aanspreekpunt voor zowel in- als externen en handelt binnenkomende vragen zoveel mogelijk zelfstandig af. Je biedt brede ondersteuning bij het bijhouden van de mailboxen. Je beheert de vaak overvolle agenda's met een vooruitziende blik, signaleert knelpunten en lost deze op. Je ontlast de teamchef in de dagelijkse administratieve werkzaamheden en bereidt vergaderingen en besprekingen voor met alles wat daarbij komt kijken. Zo reserveer je de locatie, bestel je de catering, regel je dat de benodigde IT-middelen aanwezig zijn, zorg je dat iedereen op tijd de stukken ontvangt en meld je bezoekers aan. Tijdens het overleg ben je zo nodig aanwezig om te notuleren of een actielijst bij te houden en je bewaakt de reactietermijn van uitgezette acties. Daarnaast verzorg je attenties bij ziekte, jubilea e.d. en je ondersteunt bij teamgebonden activiteiten (bijvoorbeeld de teamdag). Je bent de spin in het web, overziet de werkzaamheden en onderneemt actie waar nodig.

Waar ga je werken?

Met 5 andere collega's samen vorm je het Cluster Managementondersteuning binnen het Team Integraal Service Management. Dit team heeft als doel en ambitie om de lijn te ondersteunen met onze expertise, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaak. Wij bieden expertise in project-, capaciteits- en verbetermanagement en managementondersteuning. De lijn bestaat uit 5 teamchefs van de teams Werving, Recruitment (inclusief de Inhuurdesk), Selectie en het Loopbaan- en Mobiliteitscentrum. De ondersteuning voor deze teamchefs is verdeeld over de managementondersteuners. Iedereen is eerste aanspreekpunt voor één of meerdere teamchefs en elke ondersteuner heeft een vaste vervanger. Daarnaast hebben we een portefeuilleverdeling gemaakt met aandachtsgebieden waarop jij de expert bent voor je collega's.

Wij hebben op dit moment behoefte aan 2 managementondersteuners. Als gevolg van de reorganisatie waar de Sector IDU zich in bevindt zijn dit tijdelijke functies. Afhankelijk van het verloop van de reorganisatie kan deze ruimte leiden tot een vacature voor een vaste aanstelling.

Om excellente ondersteuning te bieden werken we binnen Team Integraal Service Management permanent aan de kwaliteit van onze dienstverlening. De ondersteuners maken deel uit van een professionaliseringstraject om hun expertrol te versterken. Dat traject is begin 2022 gestart met het vormen van één cluster managementondersteuning waarin uniformiteit, uitwisselbaarheid en samenwerken, centraal staat. Ons professionaliseringstraject wordt dit jaar doorgezet en richt zicht op slim, gestructureerd en proactief samenwerken. Het traject wordt ondersteunt met leer- en ontwikkeldagen onder leiding van een procesbegeleider en een professionaliseringtraject onder leiding van een zeer ervaren ondersteuner. Als jij ons team komt versterken, ga je natuurlijk meedoen met dit professionalisering traject.

Wie ben jij?

Je werkt graag in een drukke en soms hectische omgeving, en behoudt daarin het overzicht. Je anticipeert op wat er om je heen gebeurt en pakt alle voorkomende secretariële werkzaamheden zelfstandig op. Als rechterhand van de teamchef vang je de eerste vragen zo veel mogelijk op, beantwoordt deze waar mogelijk zelf of verwijst door, zodat uiteindelijk alleen de vragen overblijven die de teamchef zelf moet/kan beantwoorden. Uiteraard ben je communicatief sterk en secuur. Je bent efficiënt in het beheren van mails, afspraken en agenda's en kunt snel schakelen. Zelfredzaamheid is belangrijk, maar ook dat je goed kunt samenwerken met je collega's en dat doet vanuit het hogere plaatje (we werken samen aan hetzelfde doel). Daarnaast ben je leergierig en blijf je jezelf graag ontwikkelen. Je werkt klantgericht door rekening te houden met de wensen/behoeften van de ander (zowel bij in- als externe klantvragen) en hierop in te spelen door prioriteiten te stellen. Vanzelfsprekend ben je thuis in de toepassing van standaard kantoorautomatiseringspakketten (onder andere Word, Powerpoint, Excel en Outlook).

Verder vragen we het volgende van je:

• een mbo 3-diploma op secretarieel of office management gebied;
• ervaring als managementondersteuner/secretaresse;
• bij voorkeur brede kennis van de politieorganisatie (netwerk/partners/structuur en werkwijzen).

Wat wij bieden

De standplaats is Rotterdam. Er is ruimte voor 1,6 fte (2 x 0,8). Het betreft een tijdelijke functie voor maximaal twee jaar voor 36 uur per week.

Verder kun je het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.209,- en maximaal € 3.468,- (schaal 6 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• 8% vakantie- en 8,33% eindejaarsuitkering;
• goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof (meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is administratief secretarieel medewerker.

Interesse?

Bel of mail met Marleen Arbouw, kwartiermaker Team Integraal Service Management (06 - 12 18 46 83, marleen.arbouw@politie.nl) als je meer informatie over de functie wilt hebben.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure bel je met het Frontoffice Recruitment & Selectie op 088 - 66 22 300.

Solliciteer uiterlijk 20 maart 2023 via de sollicitatiebutton.

Wat verder belangrijk is

• De selectiegesprekken vinden plaats op 29 en 30 maart 2023.
• Een betrouwbaarheidsonderzoek kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• De politie zet in op vernieuwing en cultuurverschillen binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. Daarom werken we hard aan een open en veilige cultuur waarin divers talent tot bloei komt.

Solliciteren