Kom bij de politie Maak er politiewerk van

senior medewerker bedrijfsadministratie

Heb jij passie voor administratieve en facilitaire werkzaamheden, voel jij je thuis in een sturende rol en kun je goed vormgeven aan veranderingen? Team Bedrijfsadministratie in Den Haag zoekt een gedreven, zelfstandige senior medewerker facilitaire administratie die helpt bij de doorontwikkeling van de bedrijfsadministratie.

Specificaties vacature

Locatie(s):

Den Haag

Organisatieonderdeel:

Politiedienstencentrum

Vakgebied(en):

Facility

Niveau:

MBO 4

Wat ga je doen?

Hoe kan het managementteam sturen op informatie? Hoe informeren wij onze klant en eigen medewerkers? Worden afspraken met leveranciers nagekomen? Wat kunnen we in onze dienstverlening verbeteren? Deze vragen houden je als senior medewerker facilitaire administratie bezig.

Je zorgt voor een optimaal gebruik van onze data en je laat daar scherpe analyses en adviezen uit voortkomen. Samen met jouw directe collega ben je onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van forecast- en realisatiedashboards, maandrapportages en de analyse van verschillen en trends. Lukt het jou om, met de beschikking over veel data en informatie, het te verwachten werkaanbod en de benodigde capaciteit zo goed mogelijk te voorspellen?

Je leidt interne afdelingsprojecten en neemt deel aan projecten binnen de Dienst FM. Daarbij breng je de kennis over onze klant en kwaliteitsbewustzijn in. Onze afdeling is constant in ontwikkeling. De projecten die hiermee gepaard gaan worden veelal door jou en jouw collega’s geleid.

De interne afdelingsprojecten zijn heel uiteenlopend. Het zijn onder andere projecten met als doel om bestaande afdelingsprocessen efficiënter en klantgerichter in te richten, hierbij worden onder jouw leiding ‘verspillingen’ uit het proces verwijderd. Ook borduur jij projectmatig voort op de uitkomsten van data-/informatieonderzoek. Je neemt deel aan projecten met als doel om nieuwe dienstverlening aan te sluiten op de bestaande dienstverlening van de bedrijfsadministratie. Je vertegenwoordigt Team Bedrijfsadministratie (TBA) bij projecten waarbij bestaande dienstverlening projectmatig veranderd dient te worden, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving of een Europese aanbesteding. Hierbij denk je mee over de (her)inrichting van aanvraag- en meldprocessen van de FM-producten en diensten. Hierbij zet je het klantbelang voorop. Je maakt hierbij gebruik van de beschikbare samenwerkingsorganen binnen de Dienst FM en loopt vaak samen op met vaste partners.

Je bewaakt het optimale resultaat van alle primaire en secundaire zaken. Hierbij heb je een zaaks coördinerende taak als het gaat om administratieve werkzaamheden, waarmee je de teamcoördinator ondersteunt.

Concreet betekent dit dat je:

  • collega’s helpt, coacht, ondersteunt en optreedt als mentor en vraagbaak bij het gebruik van het facility managementinformatiesysteem (Planon);
  • de werkverdeling maakt;
  • managementrapportages verzorgt en centrale rapportages vertaalt naar sturingsinformatie;
  • het administratieproces inricht, juiste toepassing hiervan bewaakt en complexe mismatches op het gebied van geleverde diensten oplost;
  • ondersteuning biedt bij complexe aanvragen van niet-standaard dienstverlening en dit verzorgt vanaf de aanvraag tot goedkeuring levering;
  • nauw samenwerkt met je collega’s van Bedrijfsadministratie en regelmatig contact hebt met andere afdelingen of externe relaties (bijvoorbeeld leveranciers of gemeenten);
  • Je leidt (interne) afdelingsprojecten en neemt deel aan projecten binnen de Dienst FM.

Waar ga je werken?

Team Regionale Facilitaire Services (RFS) Den Haag bestaat uit een Team Bedrijfsadministratie, vier Teams Facilitaire Services (TFS) en een Team Logistiek (TLO). Jij gaat werken voor Team Bedrijfsadministratie. Het team verzorgt de administratie op facilitair gebied voor de Eenheid Den Haag. Denk hierbij aan secretariaat, informatiemanagement, gegevensbeheer, contractmanagement en schadecoördinatie. Wij willen met Team Bedrijfsadministratie echt van betekenis zijn. Excellente dienstverlening: dát is ons doel.

Wie ben jij?

Voor de teamcoördinator ben je een proactieve rechterhand en voor je collega’s een steun en toeverlaat. Je werkt adequaat en zorgvuldig, bent doortastend, snapt het politieke proces en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Ook ben je gedreven, klantgericht en je kunt goed samenwerken. Je bent altijd nieuwsgierig naar oplossingen en verbeteringen. Ook heb je de nodige ervaring opgedaan in het onderzoeken en analyseren van data/informatie en het opleveren van rapportages, dashboards en adviezen. Je bent in staat om nauwkeurig te werken, je kunt de juiste focus en prioriteit aanbrengen in jouw werk en kunt jouw boodschap zowel schriftelijk als mondeling duidelijk overbrengen. Je weet als geen ander wat de voordelen zijn van data-gedreven werken. Je bent een positief ingesteld persoon, kunt goed zelfstandig werken zonder de verbinding en samenwerking met jouw directe collega’s en de afdeling uit het oog te verliezen. Je bent in staat om je ergens in vast te bijten maar voelt ook aan wanneer het beter is om (even) los te laten. Daarnaast beschik je over de benodigde Excel-skills om complexe datasets aan elkaar te koppelen.

Je werkt nauwkeurig, bent kwaliteits- en klantgericht en kunt goed organiseren en samenwerken. Je bent in staat om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en bent analytisch ingesteld; je voorziet snel complicaties en bent in staat dit om te zetten naar concrete verbetervoorstellen. 

Verder beschik je over:

  • mbo 4 werk- en denkniveau*;
  • bij voorkeur kennis van Planon;
  • ervaring met MS Office programma's, zoals Outlook, Excel en Word;
  • bij voorkeur ervaring met het aansturen van kleine tot middelgrote projecten;
  • bij voorkeur ervaring met het toepassen van de Lean-methodiek.

Wat wij bieden

De standplaats is Den Haag. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een functie voor 36 uur per week.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren wordt de aanstelling na een jaar omgezet in een vaste aanstelling.

Verder kun je het volgende van ons verwachten:

  • een bruto maandsalaris van minimaal € 2.993,- en maximaal € 4.643,- (schaal 8 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
  • 8% vakantie- en 8,33% eindejaarsuitkering;
  • goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof (meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is gespecialiseerd medewerker B.

Interesse?

Bel of mail met Gwendoline Cronie, teamcoördinator (06 – 18 67 29 14, gwendoline.cronie@politie.nl) als je meer informatie over de functie wilt hebben.

Voor vragen over de sollicitatieprocedure bel je met Werving & Selectie op 088 - 66 22 300.

Solliciteer uiterlijk 17 juni 2024 via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat verder belangrijk is

  • Een betrouwbaarheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
  • De politie zet in op vernieuwing en cultuurverschillen binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. Daarom werken we hard aan een open en veilige cultuur waarin divers talent tot bloei komt

* Je hebt een diploma op mbo 4-niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring op het gevraagde werk- en denkniveau. Dit moet je aantonen met je cv én een officiële functiebeschrijving of ander document waaruit blijkt dat de uitgevoerde functie op het gevraagde niveau is.