secretarieel medewerker

Wat ga je doen?

Samen met je collega Ingrid (secretarieel medewerker) ga je de sectorleiding en teamchefs ondersteunen. Als secretarieel medewerker ben jij de stabiele factor die ontzorgt en ondersteunt. Je voert zelfstandig, maar ook in teamverband uiteenlopende secretariële werkzaamheden uit. Je bent een onmisbare schakel voor de leiding en fungeert ook als sparringpartner op de diverse dossiers. Het wordt binnen de dienstleiding gewaardeerd als je hen scherp houdt en in openheid reflecteert op het handelen. Je denkt mee over het verder brengen van de dienst en er is ruimte voor eigen initiatief. Naast de meer standaard werkzaamheden van secretarieel medewerker kun je voldoende ruimte pakken om de functie verder uit te bouwen met hetgeen waar jij gelukkig van wordt. Dus kom maar op met je ideeën! 

Je ondersteunt door het maken van afspraken, mailafhandeling, digitale archivering en overige secretariële werkzaamheden. Je beheert de agenda’s met een vooruitziende blik, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je bereidt vergaderingen en besprekingen voor (printen of digitaal samenstellen en aanleveren van stukken). Je reserveert locaties, regelt catering en andere benodigde voorzieningen, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op. Je sluit aan bij overleggen om te notuleren, bijvoorbeeld bij het MT, bewaakt de reactietermijn van uitgezette acties en beheert het werkarchief. Daarnaast ben je benaderbaar en het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en handelt actief inkomende gesprekken en binnengekomen mail af. Je zorgt voor het in- en externe netwerk (contactpersonen) en houdt de gegevens en bijzonderheden van het netwerk actueel.

Samen met de andere secretarieel medewerker vorm je een stabiel en vertrouwd secretariaat, zodat de sectorleiding en de teamchefs op de juiste manier worden ontzorgd. Jullie geven het vertrouwen dat zaken zelfstandig worden opgepakt en afgehandeld. Daarnaast is afstemming en terugkoppeling heel belangrijk door korte lijnen te leggen.

Waar ga je werken?

De Dienst Regionale Intelligence Organisatie (DRIO) is onderdeel van de intelligenceorganisatie van de politie. DRIO Oost-Brabant verbindt en jaagt aan vanuit intelligence en is een dynamische dienst die bestaat uit meer dan 200 medewerkers die 24/7 de politieorganisatie en haar partners voorzien van actuele intelligence. Ons continue, thematische intelligencewerk is primair ingericht naar de Eenheids Intelligence Agenda (EIA) 2025. Binnen de verschillende afdelingen van de DRIO werken professionals dagelijks met intelligence uit onder andere onze politiesystemen, open bronnen en op basis van menselijke bronnen. Binnen de DRIO werken we aan een werkklimaat waarin we ons veilig voelen, onszelf kunnen en mogen zijn. Wij staan voor een open, inhoudelijk kritisch en ontwikkelgerichte werkcultuur.

Wie ben jij?

Bevlogenheid en een gezonde dosis humor stellen we zeer op prijs. Jij bent een organisatietalent en jouw mate van dienstverlening is hoog. Daarnaast ben je benaderbaar en je kunt goed inspelen op wisselende werkomstandigheden. Aangezien je regelmatig veel zaken tegelijkertijd afhandelt, is het belangrijk dat je stressbestendig en flexibel bent. Ook kun je goed samenwerken met je collega's in het team, samen met je directe collega Ingrid zoek je naar de best passende oplossing voor een probleem. Je werkt uiterst nauwkeurig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en je kunt jezelf zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken. Ten slotte sta je stevig in je schoenen, neem je zelf initiatief en je bent niet snel uit het veld geslagen.

Daarnaast vragen wij:

• mbo 3 werk- en denkniveau*;
• bij voorkeur een secretariële opleiding of daarmee vergelijkbaar;
• relevante werkervaring;
• ervaring in de toepassing van standaard kantoorautomatiseringspakketten (bijvoorbeeld Word, PowerPoint, Excel, Outlook en MS Teams);
• bij voorkeur kennis van de politieorganisatie, processen van de politie en de afdelingen.

Wat wij bieden

De standplaats is Eindhoven. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een functie voor 36 uur per week. 

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren zetten we na een jaar de aanstelling om in een vaste aanstelling.

Verder kun je van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.617,- en maximaal € 4.204,- (schaal 7 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat:
  • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
  • Een netto deel van € 377 per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie en voor vitaliteit.
• goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof (meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is secretarieel medewerker.

Interesse?

Mail met Joeri van Hout, sectorhoofd (secretariaat.intelligenceorganisatie.ob@politie.nl) als je meer informatie over de functie wilt hebben. Voor telefonisch contact met Joeri kun je een afspraak inplannen bij het secretariaat, Dorine Janssen (06 – 15 94 88 84) of Ingrid Baan (06 – 28 45 97 62).
Voor vragen over de sollicitatieprocedure bel je met Werving & Selectie op 088 - 66 22 300.

Solliciteer uiterlijk 23 januari 2025 via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Wat verder belangrijk is

• Een betrouwbaarheids- en omgevingsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De politie zet in op vernieuwing en cultuurverschillen binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. Daarom werken we hard aan een open en veilige cultuur waarin divers talent tot bloei komt.

* Je hebt een diploma op mbo 3-niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring op het gevraagde werk- en denkniveau. Dit moet je aantonen met je cv, aangevuld met een officiële functiebeschrijving, vacaturetekst of ander document waarin het gevraagde werk- en denkniveau duidelijk staat vermeld.