administratief secretarieel medewerker

Wat ga je doen?

Als administratief secretarieel medewerker ben je de representatieve collega die het managementteam ontzorgt en ondersteunt. Je hebt goed overzicht op de (jaar)planning van de taken/agenda van het MT en voortgang hiervan. Met je proactieve houding signaleer je tijdig acties die genomen moeten worden en werk je (beleids)documenten uit. Je organiseert kleine en grotere evenementen t.b.v. het team en je voert communicatieve werkzaamheden (nieuwsbrief, intranet) uit. Het is daarom belangrijk dat je goed kunt organiseren en vaardig bent in het werken met verschillende ondersteunende administratieve systemen.

Daarnaast is een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden de secretariële ondersteuning van de teamchef. Je ondersteunt door het maken van afspraken, mailafhandeling, digitale archivering, dossiervorming en overige secretariële werkzaamheden, zoals het verzorgen van het introductieprogramma van nieuwe medewerkers, versturen van kaarten en bloemen. Je beheert de agenda’s met een vooruitziende blik, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Daarbij bereid je vergaderingen en besprekingen voor, reserveert locaties, regelt catering, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op.

Waar ga je werken?

Binnen Eenheid Oost-Brabant verzorgt het Team Regionale Facilitaire Services (RFS) alle facilitaire zaken in de panden van de politie en ondersteunt het operationele politiewerk 24 uur per dag, zeven dagen per week. Dit doet de afdeling met diverse facilitaire producten en diensten waaraan de operationele collega's behoefte hebben. Denk hierbij onder andere aan catering, schoonmaak, postdistributie, logistiek, onderhoud van gebouwen, afhandeling van storingen en schades aan gebouwen en voertuigen, uitvoeren van verhuizingen, inkoop van middelen, verstrekken van politie-uitrusting (zoals kleding), beheer van voer- en vaartuigen en ondersteuning bij calamiteiten.

Jij komt te werken binnen Team Bedrijfsadministratie op onze locatie in Eindhoven en sluit soms aan bij bijeenkomsten die in de hele eenheid Oost-Brabant kunnen plaatsvinden. Het team bestaat uit ongeveer 10 fte en bestaat uit een drietal hoofdtaken: secretariaat, bedrijfsadministratie/bestelproces en contractmanagement. Binnen het team zijn de collega's stuk voor stuk gespecialiseerd op het gebied van één van de hoofdtaken. Dat maakt dit team divers, maar werken allemaal aan hetzelfde doel: onze operationele collega's op straat te ontzorgen.

Wie ben jij?

Je bent een kei in secuur werken en het efficiënt beheren van mails, afspraken en agenda’s, waarbij je ook beschikt over het benodigde organisatietalent. Daarbij is het belangrijk dat je zelfstandig en assertief bent, snel kan handelen en makkelijk kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Onder druk blijf je positief en goedgehumeurd. Schrijven gaat je gemakkelijk af, je bent klantgericht en toont initiatief. Je werk nauw samen met het managementteam en stemt af met collega’s en partners uit diverse ketens.

Verder heb je:

• mbo 3 werk- en denkniveau* en bij bij voorkeur een afgeronde administratief-secretariële opleiding;
• relevante werkervaring;
• ervaring en goede vaardigheid in de toepassing van standaard kantoorautomatiseringspakketten (bijvoorbeeld Word, PowerPoint, Excel, Outlook en MS Teams).

Wat wij bieden

De standplaats is Eindhoven. In het kader van 'Anders Werken' kunnen de werkzaamheden ook (deels) vanuit thuis worden verricht. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een functie voor 36 uur per week.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren zetten we na een jaar de aanstelling om in een vaste aanstelling.

Verder kun je van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.520,- en maximaal € 3.895,- (schaal 6 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat:
  • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
  • Een netto deel van € 377,- per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie en voor vitaliteit.
• uitstekende pensioenopbouw bij ABP en betaald ouderschapsverlof (meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is administratief secretarieel medewerker.

Interesse?

Mail met Miriam Verstegen, teamchef Regionale Facilitaire Services Oost-Brabant (miriam.verstegen@politie.nl) als je meer informatie over de functie wilt hebben.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure bel je met Werving & Selectie op 088 - 66 22 300.

Solliciteer uiterlijk 25 maart 2025 via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat verder belangrijk is

• Een betrouwbaarheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De politie zet in op vernieuwing en cultuurverschillen binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. Daarom werken we hard aan een open en veilige cultuur waarin divers talent tot bloei komt.

* Je hebt een diploma op mbo 3 werk- en denkniveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring op het gevraagde werk- en denkniveau. Dit moet je aantonen met je cv, aangevuld met een officiële functiebeschrijving, vacaturetekst of ander document waarin het gevraagde werk- en denkniveau duidelijk staat vermeld.