Vergroot jezelf Kombijdepolitie

administratief secretarieel medewerker - Basisteam Grens

Wil jij de teamleiding van een basisteam met internationale context in de grootste haven van Europa ondersteunen? Houd jij het overzicht wanneer je meerdere zaken tegelijkertijd moet afhandelen en heb je plezier in secretarieel-administratief werk? Dan zijn wij op zoek jou!

Specificaties vacature

Locatie(s):

Rotterdam

Organisatieonderdeel:

Eenheid Rotterdam

Vakgebied(en):

Administratie en secretarieel

Niveau:

MBO 3

Wat ga je doen?

Als administratief secretarieel medewerker bij Basisteam Grens voer je zelfstandig administratief-secretariële werkzaamheden uit en ondersteun en ontzorg je de teamleiding. Ook werk je veel samen met je collega's van het basisteam, wat betekent dat je hen ondersteuning biedt als dit nodig is. Je beheert de agenda van de teamleiding, organiseert afspraken en vergaderingen en zorgt voor de verspreiding van vergaderstukken. Daarnaast bewaak je de voortgang van actiepunten en de daaraan gekoppelde correspondentie. Je ondersteunt en notuleert in verschillende overlegvormen, zoals het basisteam-managementoverleg.

Verder archiveer je digitale documenten en e-mails uit de mailboxen van de teamchefs. Je beantwoordt mails en legt verbanden tussen onderwerpen. Daarnaast houd je de mailbox overzichtelijk en up-to-date en claim je tijd om de agenda voor de korte en (middel)lange termijn te bespreken, zodat je zelf weer zaken kunt voorbereiden. Regelmatig check je de digitale archieven en indien nodig schoon je ze op. Je bent het centrale aanspreekpunt voor het team. Je hebt veel contact met je directe collega's en kijkt vanaf de zijlijn mee naar het operationele proces. De verzoeken van executieve collega's komen vaak mondeling, telefonisch of tussen de bedrijven door. Indien nodig zoek je naar creatieve oplossingen om een klus te klaren binnen de daarvoor gestelde termijnen. Verder ondersteun je bijvoorbeeld bij de organisatie van een teamdag, de kerstborrel en bijzondere personele gebeurtenissen. Je zorgt ervoor dat alles administratief gezien perfect voor elkaar is, zodat de teamchefs en de collega's van het basisteam hun taken goed kunnen uitvoeren!

Waar ga je werken?

Basisteam Grens oefent de werkzaamheden grenstoezicht, met uitzondering van de ferry's Europoort en Hoek van Holland, uit in de Rotterdamse haven. Grenstoezicht bestaat uit grenscontroles en grensbewaking. Daarnaast participeert het basisteam in de spoed- en nu-meldingen in het District Zeehaven. Het team is één van de vele (keten)partners die onderdeel uitmaken van het grensproces in Nederland. Binnen dit proces vinden nu en in de toekomst snel opeenvolgende veranderingen plaats. Onder meer Europese wet- en regelgeving, maar ook de 'migratiestromen' binnen Europa vragen om snelle antwoorden van het grensproces, maar stellen ook eisen aan de vakbekwaamheid, innovatie, techniek en informatiesturing op en van de medewerkers. Het team werkt nauw samen met Basisteam Havens en krijgt dagelijks te maken met de thema’s ondermijning, drugs, cyber, mensensmokkel, mensenhandel, fysieke nautische veiligheid, milieu, CTER, openbare orde en ladingdiefstal.

Basisteam Grens heeft onlangs een veranderproces doorgaan. Daar waar voorheen het accent op toezicht lag, zijn wij toegegroeid naar een volwaardig basisteam. Uiteraard zijn wij op diverse vlakken nog steeds in ontwikkeling. Je komt te werken in een zeer divers en enthousiaste team van ongeveer 135 collega’s.

Wie ben jij?

Jij bent een organisatietalent en kunt goed inspelen op wisselende werkomstandigheden. Aangezien je regelmatig veel zaken tegelijkertijd afhandelt, is het belangrijk dat je stressbestendig en flexibel bent. Ook kun je goed samenwerken met je collega's in het team; samen zoeken jullie naar de best passende oplossing voor een probleem. Je werkt uiterst nauwkeurig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en je kunt jezelf zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken. Je staat stevig in je schoenen en bent niet snel uit het veld geslagen. Verder leg je makkelijk contact en heb je een servicegerichte instelling. Wat ook onmisbaar is? Een goed gevoel voor humor, want we vinden het belangrijk dat er naast hard werken, ruimte is voor een grapje.

Verder vragen wij:

  • een mbo 3-diploma*;
  • bij voorkeur een administratieve/secretariële opleiding of werkervaring op dit gebied;
  • uitstekende kennis van MS Office.

Wat wij bieden

De standplaats is Rotterdam. Het bureau is gelegen aan de Sint-Jobsweg 6. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een functie voor 36 uur per week, werken in deeltijd is niet mogelijk.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren wordt de aanstelling na een jaar omgezet in een vaste aanstelling.

Verder kun je het volgende van ons verwachten:

  • een bruto maandsalaris van minimaal € 2.519,- en maximaal € 3.895, - (schaal 6 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
  • een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat:
    • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
    • Een netto deel van € 377 per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie en voor vitaliteit.
  • goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof (meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is administratief secretarieel medewerker.

Interesse?

Mail met teamchefs Jean Custers (jean.custers@politie.nl) of Jordy Keus (jordy.keus@politie.nl) als je meer informatie over de functie wilt hebben. Voor vragen over de sollicitatieprocedure bel of mail je met het Astrid Kolk, recruiter (06 - 11 70 67 15, astrid.kolk-hof@politie.nl).

Solliciteer uiterlijk 11 februari 2025 via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat verder belangrijk is

  • Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
  • De politie zet in op vernieuwing en cultuurverschillen binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. Daarom werken we hard aan een open en veilige cultuur waarin divers talent tot bloei komt.

* Je hebt een diploma op mbo 3 werk- en denkniveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring op het gevraagde werk- en denkniveau. Dit moet je aantonen met je cv én een officiële functiebeschrijving of ander document waaruit blijkt dat de uitgevoerde functie op het gevraagde niveau is.